O que é o SharePoint Online?
SharePoint Online é uma ferramenta de colaboração da Microsoft, ela é parte do Office365. O SharePoint provê ferramentas de compartilhamento de arquivos e informações em toda a organização. Normalmente, o SharePoint é utilizado em organizações para o desenvolvimento de projetos de Intranet e portais internos, projetos que tipicamente fomentam a colaboração.
O SharePoint pode ser utilizado de forma On Premises (instalado em servidores da sua organização) ou pode ser usado como um serviço na nuvem, que é o SharePoint Online. Há alguns anos a Microsoft lançou o Office365 e incluiu o SharePoint Online como parte da licença do Office365. Isto quer dizer que se a empresa já possui licença do Office365, ela provavelmente já possui licenças do SharePoint Online, que seria um desperdício não fazer uso dessa poderosa ferramenta de colaboração.
Em um projeto de Intranet, por exemplo, o SharePoint é utilizado para criar o site organizacional da Intranet, aquele que reúne as informações institucionais e para criar os sites das áreas que compõem a organização. Dessa forma, é possível que cada departamento tenha o seu site com os seus documentos e suas informações, com restrições de acesso de acordo com a sua estrutura.
Uma das grandes vantagens do SharePoint é o fato dele empoderar os usuários com ferramentas de colaboração e administração. A administração do portal global e dos sub portais pode ser descentralizada, bem como toda a gestão de conteúdo. Isso quer dizer que não é preciso depender da área de TI para fazer operações de administração e gestão de conteúdo.
Já participei de projetos de Intranet em SharePoint que foi necessário desenvolver um site para cada departamento, que é o mais comum. Participei também de projetos menores de Intranet que bastou um único site para toda a organização e bibliotecas de documentos separadas por departamento. Não existe regra para isso, depende da necessidade e do contexto da organização.